Compte-Rendu de la réunion staff du 29/10/18

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Compte-Rendu de la réunion staff du 29/10/18

Messagepar Fendeliaen » 30 oct. 2018, 10:46

Bonjour !

Voici donc le compte-rendu staff de la réunion du 29/10/18.
Au programme : debrief de la réunion staff-staff joueurs, mise en place d'un recrutement, redéfinition des priorités au niveau des projets du staff et traitement d'une candidature.
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Debriefing de la réunion staff-joueurs
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Sujet 1 :
Le grade Reporter

La suggestion a été acceptée à l'unanimité.
En effet nous avons besoin de soutient au niveau de la communication pour que vous soyez informé un maximum des agissements du staff, savoir comment le serveur va et par conséquent avoir votre confiance.
Nous avons également besoin d'aide du côté des réseaux sociaux qu'utilise Hm, ce sont des outils de communications essentiels. Leur gestion prend du temps et pour le faire proprement comme pour les Compte-Rendu des réunions staff aux joueurs il faut que la personne y soit consacrée entièrement et ne cumule donc pas une autre fonction.

Par conséquent nous lançons officiellement le recrutement de 2 reporters maximum.

Une description de ce grade a été faites, ainsi que ses modalités et le profil recherché pour le recrutement et la personne qui devra superviser cette personne (surtout au début) bien que nous attendons une personne assez autonome.

Description du grade :
La fonction du reporter est la suivante. Cette personne est là pour prendre en note les compte-rendus de réunions staff mais sans avoir de voix.
Elle est là pour retranscrire ce que fait le staff et ses avancements donc en réunion à la communauté de façon claire et suffisamment détaillée.
De plus cette personne devra être apte à gérer des réseaux sociaux et ainsi signaler au staff si tel ou tel réseau n'est pas assez utilisé.
La personne devra être apte à s'organiser pour la gestion des réseaux sociaux presque seule. Néanmoins celle-ci sera supervisée par un responsable qui sera Fendeliaen.

Modalités du grade :
N'a pas de grade en jeu ni de couleur
Pas accès aux serveurs devs
N'a pas de couleur sur le forum
Aura juste un grade forum non colorisé + accès optimaux pour assurer son rôle (accès donc à une partie des sections staff du forum)
La personne aura accès aux réunion staffs et réunions animation
La personne n'a pas de voix en réunion
La personne est en réunion uniquement pour prendre en note le CR et ensuite faire en sorte qu'il soit bien rédigé et compréhensible par les joueurs.
La personne poste par la suite le CR sur le forum visible par toute la communauté (sachant qu'au début celui-ci sera check par un responsable présent lors de la réunion).
Profil recherché :
Personne mature maîtrisant relativement bien la langue française (faisant donc un minimum de fautes de grammaires, d'orthographes...). De plus cette personne doit être apte à prendre en note assez rapidement avec une bonne précision sans interférer dans les débats. De plus elle devra savoir un minimum utiliser les divers réseaux sociaux utilisés par HM à savoir Facebook, Twitter, Instagram.
Envoyez votre candidature à un responsable dès maintenant pour postuler.
Vous pouvez retrouver toutes les informations sur ce grade et son recrutement sur son sujet de recrutement.

Sujet 2 :
La communication staff joueurs

Nous allons donc répondre aux différents points abordés dans ce sujet.
Ce qui a été noté sur le CR staff-joueurs par point est disponible sous forme de spoiler sur ce poste pour faciliter votre compréhension.

-1
La communication a de grosses difficultés entre le staff et les joueurs.
Les réponses aux suggestions sur le forum doivent être publiés sur les suggestions en question pour avoir la réponse directement sur le post adéquat par exemple. Les réponses doivent être argumentés, en expliquant pourquoi « Oui » et « Non » une suggestion n’a pas été accepté.

Tout en revoyant sur un autre topic au topic avec les arguments nécessaires. Demande beaucoup plus de temps, mais une fois que c’est fait : Pas de problèmes. Réponse claire, carrée, détaillée et si possible sans appel.
Devenir plus ferme principalement ! Nécessité d’un communiquant puisque les membres du staff sont trop préoccupés par leur job (wicou : moi aussi c’est dur hun j’arrive pas à finir one piece), ne peuvent pas s’occuper du cadre communicatif pour le serveur.
Plus de paperasse, mais des décisions fermes. Une bonne habitude a en effet été perdue au niveau des réponses claires et carrées.
Aujourd'hui ces réponses sont trop éparses (distribuées à plusieurs endroits) avec une argumentation faillible ou incomplète, et parfois des oppositions entre les différentes réponses fournies par les membres du staff.

Par conséquent nous reprenons comme système de définir la réponse pour tout sujet traité en réunion de formuler la seule et unique réponse qui devra être précise, compréhensible et définitive.

Pour des sujets traités à côtés un peu particuliers, ou d'une urgence capitale, même chose : réponse formulée dès le traitement du sujet.

Les réponses seront postées par le reporter sur le forum sauf exception.
S'il y a une question sur le forum, le discord, ingame ou autre sur ce sujet, s'il a été traité ou non, pourquoi cette réponse est négative ou positive nous vous renverrons avec un lien URL vers la réponse formulée sur le forum uniquement pour éviter de donner des réponses incomplètes et incohérentes.

-2
Ensuite, les réponses des responsables aux joueurs n’ont jamais lieu. Revoir comment répondre aux joueurs, être à l’affût des demandes et des questions de la communauté, et renvoyer le joueur à une décision sans appel sur le forum, pour répondre clairement à la même personne.
Les responsables modérateurs ne doivent pas laisser sans réponse les « @ ». Nécessité d’être à l’affût, même par bénévolat. Parfois, nécessité de prise de décisions plus rapide des responsables, et pas besoin de demander toujours au staff et aux personnes derrières comment se comporter dans tel et tel situation. Être plus autonome et plus claire dans les réponses (c.f Point 1) ! Les responsables doivent prendre des responsabilités, avoir des décisions plus larges, et être capable de prendre des décisions plus rapidement. Le responsable doit gérer et éviter trop de poids sur leurs épaules, et éviter de tout discuter à la réunion entre tout les staffeux, c’est pourquoi les décisions prennent trop de temps à apparaître. Donne du poids aux décisions, plus de prestance, etc. Nous sommes d'accord que les responsables ne répondent pas suffisamment aux interrogations des joueurs notamment sur le discord dans le chat général.
Il faut qu'ils soient plus présents. Comme pour le point 1 les responsables vous renverront vers la réponse qui a été formulée sur le poste forum en question via un lien URL.

Et surtout, pour ce qui est de responsabiliser les responsables, ne pas se cacher, ne pas attendre systématiquement la réunion surtout si c'est un sujet urgent il doit savoir gérer son temps, donc diminuer le temps de travail sur les tâches qui peuvent être effectuées par des modérateurs, des animateurs ou des membres de l'équipe Hellobby.
Nous sommes donc en train de nous organiser différemment dès maintenant (rien que la redéfinition des priorités en interne avec les projets par exemple va aider) pour que les responsables aient plus de temps pour ce genre décisions, pour qu'elles soient moins timides et plus rapides et efficaces.

-3
Tout doit être plus clair, dans les réponses et sur le site ! Que ça soit par les grades, par les posts forums, par les réponses où on renvoie les joueurs aux décisions sur le forum (c.f point 1).
Concernant les comptes-rendues, les joueurs ont besoin de plus de détails, plus de rapidité et plus de synchronisation dans les réponses. En effet, si un membre du staff répond à un joueur d’une certaine façon, et un autre membre du staff répond d’une autre façon, les réponses sont ambiguës et démontre une situation contradictoire dans le staff.
Avoir un compte-rendu net, précis et officiel auquel se référer. Ainsi, cela permettrait d’être plus sûr quant aux bans, quant aux interpellations envers les joueurs, etc. C’est pourquoi il faudrait, encore une fois, une réponse officielle, claire et précise pour répondre aux plaintes des joueurs tout en se référant à la décision initial (même parfois besoin de notifier une date butoir quant à la réflexion de certains cas assez compliquées)

Enlever les bientôt des CR donner une date ou ne pas sortir le projet immédiatement.

Wicoulas : Quand vous communiquez, faut que ça soit béton. Et quand y a pas de réponse, donnez une date butoire. Ce point rejoint en très grande partie le point 1 et le point 2.

Nous donnerons une date butoir systématiquement du moins pour les cas complexes quand le sujet n'a pas été traité.

Sujet 3 :
Ajout des builders
De la même manière que le grade de développeur une généralité seraient pour un retour du grade de builder pour moins d'incompréhension celui-ci ne serai plus forcément dans la TeamHellobby. Il était prévu de rajouter un grade builder. Ce grade existe déjà actuellement mais il est compris dans la team Hellobby.
Vous nous avez remontez maintes et maintes fois que le fonctionnement du staff n'était pas claire, notamment du côté de l'équipe Hellobby.
Les builders hellobby s'occupent de construire pour le lobby mais apparemment pas que... je comprends que dalle moi !
Et malheureusement le problème ne se limite pas réellement à la team hellobby niveau clarté extérieure (et même interne) mais plus à l'ensemble du staff, même parfois aux responsables.

Par conséquent, nous avons donc prit la décision de faire un remaniement staff, pour une meilleure clarté et un meilleur fonctionnement interne. Le fonctionnement actuel du staff ne convient plus à la situation actuelle c'est une évidence.

Nous vous donnerons d'avantage d'informations notamment sur pour quand aura lieu ce remaniement staff d'ici au maximum le 5/10/18.
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Redéfinition des priorités des projets en interne
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Etant donné que nous étions trop éparpillés, les projets n'avancent pas réellement comme tout le monde le souhaiterait.
Nous avons donc rétabli un ordre de priorité, redistribué les tâches de manière équilibrée.
De plus nous avons gelé tout projet qui n'est pas urgent pour nous limiter à uniquement 3 gros projets du moments à savoir le prochain passage du build en créatif, le world5 du serveur play et les événements d'halloween bien entendu.

Les événements d'halloween arrivant ce week-end le projet sera donc terminé ce week-end, mis en place totalement et intégralement fonctionnel ce qui nous permettra de nous concentrer sur 1 seul voire 2 projets.

Concernant le passage en créatif du build et le world5 du play vous aurez un bulletin d'information le 5/10/18 au plus tard.
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Candidature administrateur Vaddes
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Et pour finir ce compte-rendu, ce dernier point : la candidature administrateur de Vaddes qui a été diffusée en public.

Nous avons pris en compte les avis argumentés de la communauté sur le poste en nous avons donc débattus de ce sujet lors de la réunion pour finalement prendre une décision.

Nous avons donc choisi d'accepter cette candidature et nous proposons donc à l'intéressé de passer un entretien oral.
Tout le staff est convié lors de cet entretien, et pas uniquement les responsables. Cela permettra de mettre au clair un maximum de points avec le staff pour pouvoir -si la candidature est acceptée- trouver avec l'intéressé le meilleur compromis possible qui concorde ses projets, le staff actuel et bien entendu la situation actuelle d'Hm.
L'oral sera dirigé par un responsable et seul les responsables seront décisionnaires sur l’acceptation ou non de sa candidature.
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Mot de la fin
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Nous vous remercions d'avoir lu ce compte-rendu, en espérant vous avoir rassuré sur certains points, avoir répondu à vos interrogations et avoir été suffisamment clair sur chaque point.

N'oubliez pas les événements d'halloween qui arrivent sur Hm ce week-end !
Si vous avez la moindre question, veuillez contacter un responsable via mp forum, mp discord, ou même sur le général du discord avec la mention @responsable.

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